Résumé

Tous les présentateurs de la réunion annuelle, qu’ils soient en personne ou virtuels, sont vivement encouragés à se joindre à nous pour soutenir l’accès collectif* – une réunion dont les exigences en matière d’accessibilité pour de nombreux participants diversifiés sont intégrées dans le tissu de la réunion. Il s’agit notamment des membres de la communauté des personnes handicapées, des membres dont la première langue n’est ni l’anglais ni le français, et bien d’autres encore. Une personne sur cinq a besoin d’aménagements d’accessibilité d’une manière ou d’une autre, et en créant une culture de l’accès collectif, nous pouvons étendre la portée de notre travail et de notre public au plus grand nombre possible de personnes et permettre une participation plus riche et plus diversifiée, ainsi qu’une inclusion plus transparente.

Lors de la préparation de votre session pendant la réunion annuelle 2023 de l’AAA/CASCA, cette page présente le matériel et les formats que nous demandons et constitue également une ressource pour vous permettre d’en savoir plus sur les pratiques accessibles qu’il est recommandé d’incorporer dans votre présentation lors de la réunion. Vous trouverez également beaucoup plus d’informations sur notre page d’accueil principale consacrée à l’accessibilité.

Tous les documents et matériels de présentation doivent être soumis au Centre de ressources pour conférenciers avant le mercredi 13 septembre 2023 – 23:59 PM ET.

Que dois-je préparer pour ma séance ?

Il s’agit des exigences minimales pour répondre aux normes de l’AAA en matière de matériel accessible et pour que votre session soit marquée comme une session accessible lors de la réunion annuelle :

1. Liste des termes

2. Schéma de la situation

3. Descriptions visuelles

4. Diapositives accessibles, poster et/ou PDF (selon le type de session)

5. Rythme d’élocution plus lent

6. Présentation des orateurs

Passez en revue les supports de présentation nécessaires dans la feuille Excel du tableau des supports de présentation 2023 !

Le même document téléchargeable peut être examiné sous forme de tableau ci-dessous. Si vous êtes un utilisateur de lecteur d’écran ou si vous ne bénéficiez pas de tableaux, passez le tableau pour sélectionner le type de session que vous présentez, ce qui vous dirigera vers plus d’informations sur les caractéristiques nécessaires à votre présentation.

Sélectionnez le type de session que vous présentez pour savoir ce que vous devez faire et vous préparer à soutenir l’accès collectif en tant que présentateur.

Je présente…

Tous les documents et matériels de présentation doivent être soumis au Centre de ressources pour conférenciers avant le mercredi 13 septembre 2023 – 23:59 PM ET.

Tâches de l’orateur recommandé Benchmarks

L’AAA/CASCA comprend que certaines de ces tâches peuvent être nouvelles pour les orateurs de la réunion annuelle. Pour aider les conférenciers de la Colloque Annuel de l’AAA/CASCA à mener à bien leurs tâches, l’équipe des réunions de l’AAA a mis au point des critères de référence pour les tâches des conférenciers. Ces repères fournissent un schéma qui décompose le temps dont disposent les orateurs et les organisateurs en semaines et en jours, depuis le moment où vous recevez vos avis d’acceptation de présentation/session jusqu’à la date limite de remise des documents de présentation, le mercredi 13 septembre 2023. Nous espérons que ces points de repère pourront vous être utiles, à vous et à vos co-panélistes, dans l’élaboration d’un flux de travail planifié qui favorise l’inclusion de l’accessibilité dans la préparation de votre session de Colloque Annuel de l’AAA/CASCA!

Vous pouvez consulter ces repères sous forme de document Word à points numérotés et de feuille Excel.

Le document Word comporte une table des matières interactive qui vous permet de naviguer vers le type de session auquel vous vous préparez, que ce soit en tant qu’orateur ou organisateur, et la feuille Excel fournit une ventilation sur deux feuilles selon que vous présentez une session de groupe ou individuelle.

Vous pouvez également visualiser et ajouter les tâches à vos calendriers Outlook et/ou Google, en fonction de votre type de session, en utilisant les liens ci-dessous :

Caractéristiques d’accessibilité pour les sessions de groupe en direct (en personne ou virtuelles)

Toutes les sessions de groupe en direct sont vivement encouragées à préparer l’ensemble de leur matériel conformément aux normes d’accessibilité, et de nombreuses sessions devront soumettre du matériel accessible à l’avance si l’accessibilité est demandée par les membres qui assisteront à la session.

Ces ressources sont également utilisées pour soutenir les interprètes ASL et les sous-titreurs CART de la Kyle Duarte Company. The Kyle Duarte Company est une équipe d’interprètes académiques hautement professionnels, spécialisés dans la traduction d’événements tels que notre assemblée annuelle. Ils ont besoin de ces ressources à l’avance pour faire leur travail avec excellence.

Vous trouverez ci-dessous des détails sur les documents que vous devez créer et soumettre au portail de ressources pour orateurs. Vous trouverez également de plus amples informations ici : Lignes directrices pour l’accès en personne et nos pages sur les lignes directrices pour l’accès virtuel.

All live group session presentation documents and materials should be submitted in the Speaker Resource Center by Wednesday, September 13, 2023 – 11:59 PM ET.

Quels types de sessions sont considérés comme des sessions de groupe en direct ?

  1. Sessions de présentations orales (y compris celles composées de communications volontaires individuelles) (en personne ET virtuelles)
    • Durée de la session : 105 minutes pour l’ensemble du panel
    • Durée maximale par présentateur : 15 minutes par présentation ou discussion
  2. Tables rondes/Town Halls (en personne ET virtuelles)
    • Durée de la session : 105 minutes pour l’ensemble du panel
  3. Conversations ou débats (en personne ET virtuels)
    • Durée de la session : 105 minutes pour l’ensemble de la conversation/débat
  4. Entretiens (en personne ET virtuels)
    • Durée de la session : 105 minutes pour l’ensemble de l’entretien

Materials for Live Group Sessions

  1. Liste de termes – n’hésitez pas à utiliser ces modèles :
    1. Modèle d’ impression standard

    2. Modèle en gros caractères

    3. Vous pouvez également créer votre propre document en suivant les lignes directrices suivantes : document Word accessible.

    4. Pourquoi ? Une liste de termes permet aux sous-titreurs CART, aux interprètes ASL et à d’autres personnes de faire leur travail, et aide toute personne susceptible d’avoir besoin d’un soutien linguistique.

  2. Plan de la session – n’hésitez pas à utiliser ces modèles :
    1. Modèle d’impression standard
    2. Modèle en gros caractères
      • Pourquoi ? Un plan de votre session permet aux sous-titreurs CART, aux interprètes ASL et à d’autres personnes de faire leur travail, et aide toute autre personne qui pourrait avoir besoin d’aide pour traiter le contenu.
  3. Présentations accessibles de tous les intervenants
    • Pourquoi ? Une introduction accessible aide les participants aveugles et malvoyants, ainsi que les autres personnes dont le traitement nécessite des informations auditives ou visuelles supplémentaires, et permet un accès visuel à chaque intervenant.
  4. Soyez attentif à votre rythme d’élocution
    • Pourquoi ? La vitesse d’élocution/de lecture rend difficile pour un grand nombre de personnes de suivre une présentation et de comprendre les informations les plus importantes que vous souhaitez leur transmettre.
  5. Annonce de chaque orateur avant qu’il ne prenne la parole (par exemple, « C’est Ed », « Nate parle »).
    • Pourquoi ? Les annonces faites avant de parler aident les personnes sourdes, malentendantes, aveugles, malvoyantes ou souffrant de troubles de l’audition à suivre plus facilement la conversation.
  6. Description visuelle des moments pertinents
    • Que sont les « moments visuels pertinents » ? Les moments visuels importants sont des moments où l’image change au cours de la présentation.
      • Il peut s’agir de quelque chose comme vous, en tant qu’orateur, qui soulève un modèle d’artefact et décrit l’artefact (par exemple : « Je tiens maintenant devant la caméra un modèle de crâne d’un Australopithecus afarensis. Le crâne est étroit et comprend un neurocrâne, ou boîte crânienne, plus petit. De grandes canines sont également visibles et la mâchoire s’avance vers l’avant. Les parties du modèle qui indiquent avoir été trouvées sont dans une texture rugueuse, alors que le reste du modèle est un plastique lisse »).
      • Il peut également s’agir d’un changement complet de décor. (Par exemple : « Je marche maintenant à l’extérieur, portant un masque, par une belle journée ensoleillée, et les pelouses vertes du campus universitaire m’entourent de chaque côté de l’allée. On peut voir trois personnes marchant en groupe au loin et portant des masques » ou « Une scène se déroule sur le podium avant d’une salle de classe vide. Le tableau noir comprend en écriture « Les mots de l’année 2019″ soulignés, suivis d’une liste : (mes) pronoms, ils, quid pro quo, ok boomer, et je oop-, personne, gens de moyens, im…. [drawing of a peach]. »
    • Pourquoi ? Les descriptions visuelles aident les participants aveugles et malvoyants, ainsi que les personnes dont le traitement nécessite des informations auditives supplémentaires, à accéder aux images de la vidéo.
  7. Si des diapositives sont utilisées : Diapositives accessibles fournies à l’avance en format PPT et/ou PDF
    • Voici le modèle d’une présentation Power Point accessible
    • ou vous pouvez créer le vôtre en suivant les lignes directrices des diapositives accessibles.
    • En plus des diapositives accessibles, vous pouvez inclure une version PDF accessible de votre présentation.
      • Remarque : l’accessibilité des PPT peut être vérifiée à l’aide de la fonction « Vérificateur d’accessibilité ». L’accessibilité du PDF doit être confirmée à l’aide d’Acrobat Pro.
    • Pourquoi ? Le développement de diapositives accessibles aide les personnes qui utilisent un lecteur d’écran, qui sont aveugles, malvoyantes ou daltoniennes, et qui ont besoin de visuels qui ne sont pas écrasants et faciles à suivre.

Caractéristiques d’accessibilité pour les séances individuelles en personne

Toutes les sessions individuelles en direct sont vivement encouragées à préparer l’ensemble de leur matériel conformément aux normes d’accessibilité. De nombreuses sessions devront préparer et soumettre des documents accessibles à l’avance, en fonction de leur public et si l’accessibilité est demandée par les membres qui assisteront à la session.

Vous trouverez ci-dessous des détails sur les documents que vous devez créer et soumettre au portail de ressources pour orateurs. Vous pouvez également trouver de plus amples informations ici, sur notre page complète de lignes directrices pour l’accès en personne.

Tous les documents et matériels de présentation individuelle en personne doivent être soumis dans le Centre de ressources pour les conférenciers avant le mercredi 13 septembre 2023 – 23h59 ET.

Quels types de sessions sont considérés comme des sessions individuelles en personne ?

  1. Sessions de présentation Flash (en personne)
    • Durée maximale par présentateur : 5 minutes
    • Durée de la session : 105 minutes
  2. Posters en personne (en personne)
    • Durée de la session : 105 minutes, les présentateurs peuvent dialoguer avec les participants sur leurs posters pendant toute cette période.

Matériel pour les sessions individuelles en personne

  1. Pratiques de descriptions visuelles lors de la référence et de la discussion de visuels sur vos diapositives ou sur le poster
    • Pourquoi ? La description des éléments visuels, tels que les graphiques, les cartes, les images, les dessins animés, etc., et la lecture du texte sur vos diapositives ou votre poster aident les personnes aveugles ou malvoyantes, celles qui souffrent d’un trouble du traitement visuel ou celles qui traitent mieux l’information par des explications verbales des éléments visuels à accéder aux éléments visuels du poster.
  2. Diapositives/affiches et PDF accessibles (l’accessibilité du PDF doit être confirmée à l’aide d’Acrobat Pro) – ces documents seront partagés sur la plate-forme virtuelle.

Conseil supplémentaire :

  1. Un code QR ou un lien court pour diriger les gens vers une copie d’accès numérique de vos diapositives ou de votre poster.
    • Pourquoi ? Fournir un code QR ou un lien court peut aider à guider les personnes qui utilisent un lecteur d’écran vers une version avec laquelle elles peuvent s’engager en dehors de l’espace de présentation physique.

Matériel pour les sessions à la demande

Toutes les sessions de visualisation à la demande sont vivement encouragées à préparer l’ensemble de leur matériel conformément aux normes d’accessibilité. De nombreuses sessions devront préparer et soumettre des documents accessibles, en fonction de leur public et si l’accessibilité est demandée par les membres qui assisteront à la session. Remarque : si vous ne fournissez pas tous les documents, il se peut que certains éléments de votre présentation ne figurent pas sur le site de consultation à la demande.

Vous trouverez ci-dessous des détails sur les documents que vous devez créer et soumettre au portail de ressources pour orateurs. Vous pouvez également trouver de plus amples informations ici, sur la page complète des lignes directrices relatives à l’accès aux présentations virtuelles.

Tous les documents et matériels de présentation à la demande doivent être soumis au Centre de ressources pour conférenciers avant le mercredi 13 septembre 2023 – 23:59 PM ET.

Quels types de sessions sont considérés comme des sessions de visualisation à la demande ?

  1. Podcasts (virtuels)
    • Durée maximale d’enregistrement : 40 minutes
  2. Posters virtuels (virtuels)
    • Durée maximale d’enregistrement : 10 minutes
  3. Conférences (virtuelles)
    • Durée maximale d’enregistrement : 20 minutes

Caractéristiques nécessaires pour les sessions de visualisation à la demande

  1. Transcription
    • Il ne s’agit pas nécessairement de reprendre exactement ce que vous dites, mais de couvrir vos principaux points de discussion, un peu comme un plan. Voici un modèle.
    • Pourquoi ? Une transcription permet aux personnes sourdes, malentendantes, sourdaveugles ou souffrant d’un trouble du traitement auditif d’écouter votre enregistrement.
  2. Soyez attentif à votre rythme d’élocution
    • Pourquoi ? La vitesse d’élocution/de lecture rend difficile pour un grand nombre de personnes de suivre une présentation et de comprendre les informations les plus importantes que vous souhaitez leur transmettre. N’oubliez donc pas de respirer et de parler clairement et à un rythme moyen.
  3. Si des diapositives sont utilisées :
    1. Diapositive(s) accessible(s) et PDF (l’accessibilité du PDF doit être confirmée à l’aide d’Acrobat Pro).
      • N’hésitez pas à utiliser ce modèle de diapositives ou à créer votre propre modèle en suivant nos lignes directrices.
      • Pourquoi ? Le développement de diapositives accessibles aide les personnes qui utilisent un lecteur d’écran, qui sont aveugles, malvoyantes ou daltoniennes, et qui ont besoin de visuels qui ne sont pas écrasants et faciles à suivre.
    2. Pratiques de description visuelle lors de la référence et de la discussion de visuels sur vos diapositives ou votre poster
      • Pourquoi ? La description des éléments visuels, tels que les graphiques, les cartes, les images, les dessins animés, etc., et la lecture du texte sur la diapositive aident les personnes aveugles ou malvoyantes, celles qui souffrent d’un trouble du traitement visuel ou celles qui traitent mieux l’information par des explications verbales des éléments visuels à accéder aux éléments visuels de l’affiche.
  4. Si une vidéo (de l’orateur ou de son environnement) est utilisée :
    1. Introduction accessible
      • Pourquoi ? Une introduction accessible aide les participants aveugles et malvoyants, ainsi que les autres personnes dont le traitement nécessite des informations auditives ou visuelles supplémentaires, et permet un accès visuel à chaque intervenant.
    2. Description visuelle des moments pertinents
      • Que sont les « moments visuels pertinents » ? Les moments visuels pertinents sont des moments où le visuel de la vidéo change.
        • Il peut s’agir de quelque chose comme vous, en tant qu’orateur, qui soulève un modèle d’artefact et décrit l’artefact (par exemple : « Je tiens maintenant devant la caméra un modèle de crâne d’un Australopithecus afarensis. Le crâne est étroit et comprend un neurocrâne, ou boîte crânienne, plus petit. De grandes canines sont également visibles et la mâchoire s’avance vers l’avant. Les parties du modèle qui indiquent avoir été trouvées sont dans une texture rugueuse, alors que le reste du modèle est un plastique lisse »).
        • Il peut également s’agir d’un changement complet de décor. (Par exemple : « Je marche maintenant à l’extérieur, portant un masque, par une belle journée ensoleillée, et les pelouses vertes du campus universitaire m’entourent de chaque côté de l’allée. On peut voir trois personnes marchant en groupe au loin et portant des masques » ou « Une scène se déroule sur le podium avant d’une salle de classe vide. Le tableau noir comprend en écriture « Les mots de l’année 2019″ soulignés, suivis d’une liste : (mes) pronoms, ils, quid pro quo, ok boomer, et je oop-, personne, gens de moyens, im…. [drawing of a peach]. »
      • Pourquoi ? Les descriptions visuelles aident les participants aveugles et malvoyants, ainsi que les personnes dont le traitement nécessite des informations auditives supplémentaires, à accéder aux images de la vidéo.

Caractéristiques recommandées pour les sessions de visualisation à la demande

  1. Un rappel pour le public de trouver des copies d’accès numérique sur la plate-forme virtuelle de la Colloque Annuel de l’AAA/CASCA 2023 de Colloque Annuel de l’AAA/CASCA.
    • Pourquoi ? Les personnes qui ont besoin de plus de temps pour examiner le contenu ou qui utilisent un lecteur d’écran peuvent alors accéder à votre matériel de présentation en temps voulu et l’utiliser à leur propre rythme.

Rappels finaux importants

Voici quelques rappels à garder à l’esprit :

  1. La liste des termes pour toutes les sessions en direct est nécessaire pour soutenir nos équipes de fournisseurs d’accès, qui assurent l’ASL, le sous-titrage CART et la traduction en direct en français. Cela leur permet de partager votre travail important d’une manière précise et significative.
  2. Si vous soumettez des diapositives, nous vous encourageons à fournir des diapositives qui sont presque, voire complètement, finalisées.
    1. Si vous savez que vous prévoyez de fournir plus de détails sur vos diapositives à un moment ultérieur, au lieu de fournir des diapositives finalisées, veuillez plutôt fournir un cadre pour votre présentation, au minimum. Ces diapositives peuvent avoir chacune un sujet et être de simples diapositives blanches avec du texte noir, et en fin de compte, leur ordre ne devrait pas changer si vous choisissez de les mettre à jour avant la réunion. N’hésitez pas non plus à utiliser notre modèle si cela peut vous aider.
    2. Pour obtenir des conseils sur la façon de préparer vos diapositives pour la réunion, veuillez consulter le Tweet du Dr Cassandra Hartblay : Comment faire un diaporama pour votre présentation à la conférence avant d’écrire votre présentationVersion déroulée sur Threadreader
  3. Il est important de noter qu’il n’est pas nécessaire de fournir des documents écrits et finalisés. Toutefois, si vous terminez votre article avant la date limite du 13 septembre 2023, nous vous invitons à soumettre votre article en plus de la liste des termes afin que l’équipe du fournisseur d’accès et les autres participants puissent s’intéresser à votre matériel par le biais des copies d’accès qui seront téléchargées sur le site Web.

* L’expression « accès collectif » a été inventée par Mia Mingus et Sins Invalid et est utilisée dans la communauté des personnes handicapées depuis 2010. L’accès collectif est un accès que nous créons intentionnellement collectivement, plutôt qu’individuellement. L’objectif est de créer une culture où la norme est que les besoins en matière d’accessibilité sont automatiquement intégrés dans le tissu d’un événement, en l’occurrence la réunion annuelle, plutôt que de devoir être demandés et ajoutés individuellement et/ou séparément. Cela crée un espace qui est plus facilement accessible à un plus grand nombre de personnes ayant des besoins divers. Il s’agit d’un processus continu que nous cherchons constamment à améliorer.

Des questions ?

Si vous avez des questions sur ces pratiques d’accès collectif pour les présentateurs, veuillez contacter le coordinateur de l’accès, des réunions et des conférences de l’AAA/CASCA via notre formulaire de contact!